事務処理を円滑に|柔軟な対応で利便性も高い|秘書代行で社員不足を回避

柔軟な対応で利便性も高い|秘書代行で社員不足を回避

メンズ

事務処理を円滑に

ウーマン

導入における注意点は

業務手続の流れ、その一連の流れを図式化したもののことを一般的にはワークフローと言います。このワークフローを、事務処理の流れとしてコンピューターに組み入れて自動化することにより業務の円滑化を図る目的で導入されたものをワークフローシステムと読んでいます。導入にあたっては、いくつかの注意点が有ります。まずは、一部分の業務の流れを考えるのではなく全体を見渡す広い視点で考えるということが大切になってきます。万一、特定の部署内の利便性向上を目的として部分最適化を行えば全体のバランスを欠き、導入された部署と導入されていない部署の間に軋轢が生じる恐れがあり避けるべき課題となっています。全社業務の最適化を目指す改善こそが導入を成功に導くことになります。部署間については全体を見渡し、全体最適を心がけるべきですが、業務については絞込が必要です。多岐に渡る業務の全てにワークフローシステムを導入するのではなく、改善効果の高い業務に絞り込んで導入することによりメリットが最大限となるよう工夫しなくてはなりません。

効果を発揮するシステムに

ワークフローシステムの導入においては事前準備が効果を発揮するシステムを作る最重要課題となります。まずは、トップへのインタビューやマーケティング環境分析に加え、財務分析等から自社の最重要経営課題を抽出して経営課題の把握と分析を行います。これを導入の動機と捉え、ここが悪いからここが弱いから強化するシステムを構築するという明確な理由と方向性が打ち出されます。そうなれば次に行うのは、業務フロー等を活用しながら、現状の業務を可視化する事です。関係部署や関係者へのヒアリングやアンケート調査を実施し、現状業務における問題点の把握と分析をおこないます。ここで最初にトップや会社全体で打ち出した、システムの導入動機と弱点が現状の業務の問題点と一致しているかのチェックを必ず行う必要が有ります。それが出来てから、先に現状業務における問題点から抽出した課題の重要度、優先順位を検討した上で、新業務モデルを策定します。以上の各業務改善のステップを踏むことにより、全体最適の視点からのシステム化を行うことができ、正に効果の出るワークフローシステム導入が可能となります。